Информационное сопровождение проекта

Часть 2

Информационное сопровождение - процесс, и как для любого процесса нужно определить кто, что и когда будет делать

Одна из самых сложных задач на проекте – заставить работать подрядчиков. Встречаются, конечно, замотивированные, но редко. Чаще всего взаимодействие заказчик – подрядчик или подрядчик – субподрядчик весьма непредсказуемы. И даже при наличии графика бывает, что почему-то внезапно подрядчик идет делать что-то по своему разумению, и мы не говорим уже об отсутствии синхронизации, когда один еще не закончил, а другой уже готов начать.

В рамках информационного сопровождения, постановка оперативных производственных задач подрядчикам является стартовым событием каждого управленческого цикла: месячного и недельного. При этом нужно обязательно до подрядчика довести что он должен сделать.
Нужно разделять работы, которые генеральный подрядчик собирается делать собственными силами, а какие будут выполнять субподрядчики.

Производственное задание оформляется на каждый из отчётных периодов для каждой из подрядных/субподрядных организаций индивидуально. Постановка задач на очередной отчётный период должна быть доведена до сведения представителей каждой из подрядных строительных организаций на площадке.

При это не важно, заключен ли договор с генподрядчиком или напрямую с заказчиком. Для синхронизации работы каждый должен понимать, что и когда нужно сделать, чтобы можно было начать следующие работы.
Производственное задание ставится подрядчику на выполнение физических объёмов за отчётный период по перечню строительно-монтажных работ.

1

К производственному заданию существуют некоторые требования, которые необходимо учитывать при его подготовке:
1. поставленные перед подрядчиками задачи должны находиться в контексте общего плана реализации проекта;
2. должны быть организационно и технически доступны для старта в течение отчётного периода;

3. в целом – актуальны.

2

И только внимательный читатель задается вопросом, кто этот самый человек или группа лиц, которые несет ответственность за то, чтобы подрядчики, да и площадка были в курсе что нужно сделать в этом отчетном периоде?
В каждой компании он может называться по-разному. С точки зрения роли в процессе, его можно назвать специалист по сопровождению проекта.

В задачи такого специалиста входит:
1. исключение из производственного задания подрядчика задач, не обеспеченных фронтом, не обеспеченных МТР и ПСД, не адекватных погодным и температурным условиям.
2. своевременное и качественное выполнение процедур актуализации КСГ, выполненное до оформления производственных заданий подрядчикам.

Золотой сотрудник.

В рамках правового поля – включить в договор обязательства по обмену планами на следующий отчетный период и механизм согласования сторонами.

Данный механизм может быть реализован двумя путями:
1. направление плана от заказчика/генерального подрядчика.
2. получение информации от подрядчика для проверки и согласования.

Если вы помните историю из предыдущего поста, когда задания ставились без учета реалий, то можно закидать требованиями подрядчика и насчитать ему пеней, только проблему это не решит. Поэтому не забываем, что коммуникации в проекте играют важную роль.

Обмен информацией и согласовательный процесс позволяет отслеживать изменения по проекту и заблаговременно прорабатывать возможные последствия от наступления рисков. В противном случае, график – красивые обои и тушим пожары в режиме онлайн.

Требования в договоре на регулярной основе подписывать план работ на новый отчетный период не снимает всех вопросов, но как уже ранее писали – нужно стремиться делать процессы управляемыми настолько, насколько позволяют реалии.

Помимо условия в договор необходимо включить соответствующие формы, описать порядок уведомления, сроки рассмотрения и как уже говорили, штрафные санкции за нарушение.

3

При разработке формы недельно-суточного производственного задания подрядчику необходимо включить следующие атрибуты и информацию:

• наименование подрядчика, заказчика, проекта и объекта строительства;
• наименование и календарные границы отчётного периода, на который выдаётся задание;
• наименования и идентификаторы поручаемых работ;
• по каждой работе: сроки по оперативному плану, товарный физический объём, выполненный объём, оставшийся объём, объём – задание на отчётный период.

Опционально задание может содержать следующую информацию: вид работ, захватка, зона СМР, задание (физобъёмы) на последующие отчётные периоды.