Информационное сопровождение проекта

Часть1
Информационное сопровождение - процесс, и как для любого процесса нужно определить кто, что и когда будет делать

Что такое информационное сопровождение проект?

1

Сбор и отражение факта о выполненных объемах. Во-первых, чтобы пересчитать расписание проекта с учетом плановой даты завершения и того, что успели сделать. Во-вторых, чтобы понять, где проект находится на дату отчета.

Кто участвует в процессе информационного сопровождения?

2
При принятии решения о распределении функционала необходимо помнить, что каждый этап информационного сопровождения требует привлечения специалиста с необходимой квалификации, а также время.

Поэтому необходимо выделять сотрудников, для которых планирование/сбор/обработка будут являться основными обязанностями, и только потом думать о дополнительной нагрузке.

ПРИМЕР

Планирование осуществляет руководитель проекта, начальник участка, специалист календарно-сетевого планирования.


Сбор: диспетчер/прораб/начальник участка - сотрудник, который находится на объекте. На сложных проектах может быть назначено несколько ответственных за сбор данных.


Обработка: сотрудник на объекте и специалист КСП.

Требования к информации

4
Информация должна содержать:

1. данные о событиях проекта: факт наступления, дата наступления. Для внешних не наступивших событий - ожидаемая дата;

2. по работам проекта: факт начала/завершения работы; выполненный физический объём. Для начатых работ – оставшаяся длительность/ожидаемая дата окончания.

Циклы управления

5

Информационное сопровождение реализуется как систематическая, циклическая деятельность в двух различающихся по длительности циклах управления:


1.недельный цикл управления;

2. месячный цикл управления.


Для каждого цикла необходимо установить время и даты, в которые происходит сбор и обработка данных.


В каждом из циклов управления реализуются процедуры постановки задач подрядчикам, контроля над выполнением задач, анализа результатов, принятия решений и оформления решений в постановке задач следующего периода.

Недельный цикл

Недельный управленческий цикл является основным процессом по контролю над реализацией проекта.


В составе цикла выполняются следующие процедуры:

  • постановка задания НСГ,
  • контроль над исполнением задания,
  • обработка факта,
  • актуализация расписания работ.

Месячный цикл

Месячный управленческий цикл – вспомогательный, в его рамках выполняются следующие процедуры:
  • постановка задач подрядчикам на период МСГ,
  • анализ достигнутых результатов, который проводится на базе агрегированных данных еженедельного сопровождения за истекший период,
  • оформление и публикация отчётной документации,
  • планирование работ очередного периода.

Все изменения о ходе выполнения работ, объемов работ и других изменениях ответственный исполнитель с площадки (например, начальник участка) указывает специалисту КСП до формирования месячно-суточного графика, либо в процессе его согласования, например, в течении 2-х дней до выдачи данного документа на площадку.